Den 25 maj 2018 trädde en ny lagstiftning i kraft General Data Protection Regulation (GDPR). I Sverige kallas denna förordning Dataskyddsförordning.
Syftet med förordningen är att skydda fysiska personer i behandlingen av deras personuppgifter. I Sverige kommer denna förordning att ersätta personuppgiftslagen (PUL) som idag reglerar behandlingen av personuppgifter.
Har man tidigare följt PUL ordentligt blir inte förändringen till Dataskydds- förordningen speciellt stor. Har man dä- remot inte följt PUL måste man nu se över sin behandling av personuppgifter.
Styrelsen för Bua Södra vägsamfällighetsförening beskriver här hur vi hanterar personuppgifter. Vi har med hjälp av vägledningsmaterial från Riksföreningen för enskilda vägar (REV) inventerat hur vi behandlar personuppgifter.
För Bua Södra vägsamfällighetsförening finns endast ett register som behandlar personuppgifter som är debiteringslängden, vilken fungerar både som medlemsregister och som röstlängd på föreningsstämman.
Skriftligt samtycke krävs från medlemmar för att registrera e- postadresser och för att lämna ut register. Föreningen har inga register där känsliga personuppgifter förekommer. De enda register är debiteringslängden och de register eller listor som Lantmäteriet lämnar ut till vägföreningen och som innehåller fastighetsbeteckningen. Vägföreningen publicerar inte vare sig debiteringslängden eller listor från Lantmäteriet på hemsidan. Vi har inget särskilt register över förtroendevalda utöver att vi har angett namn på de personer som har uppdrag för föreningen i styrelsen, valberedning och revisorer på vår hemsida. Till vissa av de förtroendevalda finns telefonnummer som har godkänts för publicering.
Hur debiteringslängden används
Debiteringslängden förvaras hos kassör, sköts av ordförande och kassör tillsammans och används på följande sätt:
- För att uppdatera ägare till fastigheter inom vägföreningen.
- Vid utdebitering av vägavgfiften.
- Vid utskick till vägföreningens medlemmar såsom kallelse till föreningsstämma.
- Tillgänglig i fysisk form på föreningsstämman som röstlängd och för granskning